Bewerbermanagement-System einfach einführen: So geht’s mit MHM HR!
Wer die besten Talente gewinnen will, der muss von Anfang an aus der Masse der um diese Kandidaten konkurrierenden Unternehmen herausstechen. Ein Bewerbermanagement-System kann sich als der entscheidende Faktor erweisen. Aber wie klappt die Einführung wirklich reibungslos?
Hand aufs Herz: Wer füllt schon gerne endlos lange Formulare aus oder wartet bei wichtigen Dingen wochenlang darauf, bis er etwas über den Bearbeitungsstand erfährt? Das sind klassische Punkte, die einen – zu Recht – ärgerlich machen, etwa wenn man mit einer Behörde zu tun hat. Hieraus kann man aber etwas Entscheidendes für den Umgang mit Menschen generell und speziell den von Unternehmen so heißbegehrten Top-Talenten lernen.
Schon in der Bewerbungsphase sollten einfache, schnelle und transparente Prozesse unbedingt sichergestellt werden. Dies ist besonders von großer Bedeutung, da die Interaktion in dieser Phase sozusagen die Visitenkarte des Unternehmens ist. Bekanntermaßen gibt es für den ersten Eindruck keine zweite Chance. Ganz klar, ein Bewerbermanagement-System muss her. Ein BMS kann den Rekrutierungsprozess effizienter und übersichtlicher gestalten, spart Zeit, reduziert den administrativen Aufwand – und verbessert obendrein noch die Bewerbererfahrung.
Doch viele Organisationen, insbesondere kleinere, schrecken davor zurück – aus Sorge vor einer ruckeligen, endlos dauernden Einführung, bis alles endlich reibungslos funktioniert. Die Befürchtung ist, dadurch womöglich noch Bewerber abzuschrecken und intern Kapazitäten zu binden. Tatsächlich aber lassen sich Probleme im Einführungsprozess vermeiden, wenn man einen gut strukturierten Plan dafür hat. Wie dieser aussehen könnte, stellen wir Ihnen im Folgenden vor.
Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen im Recruiting?
Durch eine Vielzahl an Faktoren, kann sich der Prozess des Recruitings bis hin zur Einstellung neuer Mitarbeitender ausgesprochen komplex und zeitaufwendig gestalten. Typische Herausforderungen sind beispielsweise:
Fachkräftemangel
In vielen Branchen herrscht ein deutlicher Mangel an qualifizierten Fachkräften, was den Wettbewerb um geeignete Kandidaten wiederum erhöht. Dies wird insbesondere dann zu einem Problem, wenn nur sehr wenige Kandidaten über die erforderlichen spezifischen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügen. Der Fachkräftemangel wiederum bewirkt, dass die Suche nach passenden Talenten deutlich mehr Zeit in Anspruch nimmt und auch generell wesentlich aufwendiger ist.
Veränderte Bewerbererwartungen
Eine weitere Herausforderung für viele Organisationen sind die Bewerbererwartungen an eine attraktive Arbeitsstelle. Diese haben sich im Laufe der Zeit deutlich verändert. Während früher vor allem ein attraktives Gehalt und Karrierechancen ausschlaggebend waren, erwarten Bewerber inzwischen zunehmend flexible Arbeitszeitmodelle und die Option, remote zu arbeiten.
Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie ihre Attraktivität als Arbeitgeber herausstellen müssen, um im Wettbewerb um Talente hervorzustechen. Neben einem attraktiven Gehalt können auch Zusatzleistungen wie Weiterbildungsmöglichkeiten und Gesundheitsprogramme über Zu- oder Absage eines Bewerbers entscheiden.
Unternehmenskultur
Für immer mehr Bewerber gewinnt auch das Branding einer Organisation immer stärker an Bedeutung. Auch die jeweiligen Unternehmenswerte und die Unternehmenskultur sind von essentieller Bedeutung. Es wird zunehmend darauf geachtet, dass diese Punkte zur eigenen Weltanschauung passen.
Insofern sind Nachhaltigkeit und Inklusion zentrale Themen. Ein generell wertschätzender Umgang mit Mitarbeitenden sowie Bewerbern ist eine wesentliche Voraussetzung, um als Arbeitgeber zu punkten.
Technologische Entwicklungen
Durch die zunehmende Digitalisierung der Arbeitswelt verändert sich auch das Recruiting. Immer öfter kommen hier Technologien wie KI und automatisierte Systeme zum Einsatz. Dies wiederum hat große Auswirkungen darauf, wie Bewerber angesprochen werden. Darüber hinaus übernimmt oft genug die KI die Bewertung der Unterlagen, sodass persönliche Empfindungen im ersten Schritt in den Hintergrund rücken und harte Fakten an Relevanz gewinnen.
Im Gegenzug muss im HR immer differenzierter mit den Daten umgegangen werden. Eine geeignete und fundierte Datenanalyse ist dazu in der Lage, den Rekrutierungsprozess entscheidend zu verbessern.
Was ist bei der Auswahl eines Bewerbermanagement-Systems zu beachten?
Ein zentraler Faktor, um diesen Herausforderungen beim Recruiting adäquat zu begegnen, ist ein modernes Bewerbermanagement-System – das zum Unternehmen passt. Es vereinfacht einerseits den Recruiting-Prozess, indem viele Abläufe automatisch vom System übernommen werden, und sorgt andererseits für deutlich mehr Transparenz im Kontakt mit den Bewerbern. Durch die freiwerdenden Ressourcen hat das HR-Team wiederum mehr Möglichkeiten, um etwa flexibel und schnell auf persönliche Anfragen und Wünsche zu reagieren. Darüber hinaus unterstützt ein gut gewähltes Bewerbermanagement-System auch optimal das Employer Branding. Es zeigt schließlich, dass der Arbeitgeber innovativ und wertschätzend agiert.
Entsprechend ist die Auswahl eines geeigneten Bewerbermanagement-Systems von größter Bedeutung. Es sollte schließlich sowohl den spezifischen Anforderungen des Unternehmens entsprechen als auch den Rekrutierungsprozess möglichst optimal und effizient unterstützen. Wichtige Punkte sind dabei:
- Funktionalität: Das System sollte z.B. Lebensläufe screenen und automatisch Bestätigungs-E-Mails auf eingehende Bewerbungen versenden können. Des Weiteren sollte eine nahtlose Integration in bestehende HR- und IT-Systeme möglich sein. Auch detaillierte Berichts- und Analysefunktionen sind wichtig, um die Recruitingprozesse zu überwachen und fortlaufend analysieren und optimieren zu können.
- Benutzerfreundlichkeit: Neben einer intuitiven Bedienung sollte ein Bewerbermanagement-System auch den Zugriff über mobile Endgeräte ermöglichen, um so Flexibilität im Arbeitsalltag zu gewährleisten.
- Kosten: Natürlich sind auch die entstehenden Kosten von Bedeutung bei der Auswahl. Dazu zählen neben den Anschaffungskosten auch laufende Gebühren und Lizenzkosten. Hier sollte genau auf das jeweilige Kosten-Nutzen-Verhältnis geachtet werden.
- Anpassungsfähigkeit: Ein gutes Bewerbermanagement-System sollte stets auch zukunftsfähig sein. Sprich: Neben einer generellen Individualisierbarkeit, um spezielle Unternehmens- oder Branchenanforderungen abzudecken, ist auch Skalierbarkeit entscheidend. Das System sollte sowohl mit der Organisation mitwachsen als auch steigende Aufgaben bewältigen können. Zudem ist es von großer Bedeutung, dass die Anwendung technologisch immer auf dem aktuellen Stand bleibt und bei Bedarf erweiterbar ist.
- Sicherheit und Datenschutz: Auch in Bezug auf geltendes Recht sollte sich ein geeignetes Bewerbermanagement-System als zuverlässig erweisen. So sollte es gleichermaßen die Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen sicherstellen sowie über Sicherheitsfeatures wie Zugriffskontrollen, Datenverschlüsselung und Backup-Optionen verfügen.
Abgerundet wird dieser Katalog an wichtigen Faktoren noch durch einen weiteren Punkt, den man bei der Auswahl unbedingt im Blick behalten sollte, um keine unangenehmen Überraschungen zu erleben. Nicht nur das Programm, sondern auch der Anbieter ist eine relevante Größe. Wie zuverlässig und umfassend ist der Kundensupport? Wie sind die Erreichbarkeiten bei auftretenden Problemen? Gibt es umfassende Schulungen für die Key User im Unternehmen bzw. die Anwender?
Diese Punkte erweisen sich spätestens dann, wenn es an den Einsatz des Bewerbermanagement-Systems im Arbeitsalltag geht, als wesentlich. Deshalb sollte unbedingt von vornherein Wert auf einen zuverlässigen Anbieter von hoher Qualität gelegt werden.
Wie lassen sich Fehler und Probleme bei der Einführung eines Bewerbermanagement-Systems vermeiden?
Die größte Angst vieler Unternehmen bei der Einführung eines Bewerbermanagement-Systems ist die Sorge, dass es unerwartet zu Komplikationen kommen könnte. Ein falscher Klick und plötzlich ist alles lahmgelegt. Nichts geht mehr. Derart dramatisch wird es jedoch in 99,9 Prozent der Fälle nicht, jedenfalls wenn man sich den Anbieter sorgfältig ausgewählt hat.
Tatsächlich aber ist die Einführung eines kompletten Bewerbermanagement-Systems natürlich häufig komplex. Treten Fehler auf, kann dies den Prozess natürlich verlangsamen. Wesentlich problematischer ist es auf lange Sicht gesehen aber, wenn dadurch die Akzeptanz des Systems im Unternehmen leidet. Mithilfe einiger bewährter Strategien lassen sich Fehler und Probleme meist jedoch gut vermeiden:
Gründliche Planung und Bedarfsanalyse
Noch ehe man sich überhaupt auf die Suche nach einem Bewerbermanagement-System macht, sollte man sich erst einmal über wesentliche Punkte klar werden. So sollten die Ziele, die damit erreicht werden sollen, klar definiert werden. Welche Probleme soll das Programm lösen? Was soll damit konkret bewirkt werden? Was ist das gewünschte Ziel?
Basierend hierauf kann dann wiederum eine detaillierte Liste erstellt werden, welche Funktionen konkret das optimale Bewerbermanagement-System bieten muss. Diese sollten unbedingt zu den Bedürfnissen der Organisation passen. Ohne eine klare Definition des Ist-Zustands und der Ziele ist es kaum möglich, die genauen Anforderungen zusammenzustellen.
Stakeholder einbeziehen
Liegt die detaillierte Liste mit den Anforderungen an ein Bewerbermanagement-System vor, sollte im nächsten Schritt ein Projektteam gebildet werden. Hier ist es von Bedeutung, dass es sich um ein interdisziplinäres Team handelt, zu dem z.B. vom HR über die IT bis hin zur Geschäftsleitung Vertreter aller relevanten Abteilungen gehören, die ihre Perspektiven einbringen.
Darüber hinaus sollten auch frühzeitig Personen mit einbezogen werden, die später zu den Anwendern gehören, etwa Sachbearbeiter oder Assistenten. Diese können in dieser Phase ebenfalls gewinnbringend ihr Feedback hinsichtlich Anforderungen und Bedenken geben.
Recherche und Auswahl eines Systems
Mit diesen eingehenden Überlegungen im Hinterkopf kann dann im nächsten Schritt nach einem passenden Bewerbermanagement-System recherchiert werden. Wie auch sonst sollte gut recherchiert und die Angebote der verschiedenen Anbieter verglichen werden. Hier gilt es, das optimal zu den Anforderungen passende Programm zu ermitteln.
Die Anwendungen, die in die engere Wahl kommen, sollten eingehend getestet werden. Nutzen Sie Demoversionen, um sich einen Überblick zu verschaffen. Achten Sie dabei darauf, wie bedienerfreundlich das System ist. Lässt es sich einfach handhaben oder zeichnet sich bereits ab, dass umfangreiche Schulungen nötig werden könnten? Passen die zur Verfügung gestellten Funktionen zu Ihren vordefinierten Anforderungen?
Schulung und Unterstützung
Ein häufiger Fehler, der bei der Einführung von neuen Systemen vorkommt, ist eine ungenügende Schulung der Anwender. Teilweise wird sogar schlicht nur ein Manual per PDF an die User verteilt und ihnen die Einarbeitung selbst überlassen. Damit sind Probleme in der Regel vorprogrammiert. Bieten Sie stattdessen umfassende Schulungen an, in denen die Benutzer mit dem Bewerbermanagement-System vertraut gemacht werden. So stellen Sie sicher, dass tatsächlich sofort produktiv mit dem Programm gearbeitet werden kann.
Auch nach dem Live-Gang sollte kontinuierlicher Support sichergestellt sein. Denn meist ergeben sich in der konkreten Arbeit mit der Anwendung noch einmal spezielle Fragen und Probleme. Hierfür sollte zeitnahe Unterstützung gewährleistet sein, die in Zweifelsfällen schnelle und unkomplizierte Hilfe leistet.
Datenmigration
Ein weiterer typischer „Knackpunkt“ kann die Migration der Daten in das neue Bewerbermanagement-System sein. Wer doppelte, fehlende oder beschädigte Datensätze vermeiden will, sollte vorab eine gründliche Datenbereinigung durchführen. Bei einer Test-Migration kann dann kontrolliert werden, ob alle Daten korrekt ins neue System eingespielt werden. Hier haben Sie zudem die Chance zu prüfen, inwiefern vielleicht eine andere Vordefinition von Feldern o.ä. sinnvoll sein kann.
Pilotphase
Zunächst sollte erst einmal mit einem Pilotbetrieb gestartet werden. Geben Sie das System nur für eine bestimmte, kleine Abteilung frei oder für eine kleine Gruppe von Anwendern. Lassen Sie diese das Bewerbermanagement-System unter realen Bedingungen auf Herz und Nieren prüfen. Wie funktioniert es im wirklichen Arbeitsalltag? Entspricht alles den Erwartungen? Wo muss gegebenenfalls noch nachjustiert werden?
Die Erfahrungen der Anwender in dieser Phase sollten gesammelt werden, um das System daraufhin noch einmal zu optimieren. Erst im nächsten Schritt kann es dann für sämtliche vordefinierte Nutzer freigegeben werden.
Transparenz und Change Management
Da es in der Regel ein wenig Zeit in Anspruch nimmt, bis ein neues Bewerbermanagement-System schließlich in der Fläche ausgerollt werden kann, sollte man dennoch den ganzen Vorgang im Unternehmen transparent kommunizieren. Gehen Sie proaktiv vor und räumen Sie potenzielle Vorbehalte oder Unsicherheiten von vornherein aus, indem Sie die Mitarbeitenden regelmäßig darüber informieren, wie das Projekt vorankommt. Weisen Sie auf die Vorteile des neuen Systems hin, insbesondere im Hinblick darauf, inwiefern sich hieraus Arbeitserleichterungen ergeben.
Eine gute Change-Management-Strategie ist eine große Hilfe, um die Akzeptanz der Mitarbeitenden in Bezug auf das neue Programm zu fördern. Dies wiederum wird positive Auswirkungen haben, sobald diese selbst damit arbeiten.
Nach dem Go-Life: Kontinuierliche Verbesserung
In vielen Unternehmen wird zwar im Vorfeld des Live-Gangs eines Bewerbermanagement-Programms alles akribisch durchdacht und geplant, doch danach sollte auch dann noch der Prozess engmaschig begleitet und überwacht werden.
So ist es beispielsweise extrem wichtig, KPIs zu definieren. Auf diese Weise kann ermittelt werden, ob und wie erfolgreich die Systemeinführung war. Darüber hinaus erhält man zudem wichtige Informationen darüber, ob sich die neue Anwendung tatsächlich bezahlt macht.
Daneben sollte auch die Nutzung des Systems im Blick behalten werden. Was klappt gut? Wo gibt es Bereiche, die noch holprig laufen oder die womöglich komplett fehlen? Wer diese Entwicklungen im Blick behält, kann dafür sorgen, dass die Anwendung und das Benutzererlebnis kontinuierlich optimiert werden. Es lohnt sich definitiv, am Ball zu bleiben bei der Einführung eines Bewerbermanagement-Systems.
Bewerbermanagement-System einführen: Best Practice
Wie kann die Einführung eines neuen Bewerbermanagement-Systems in einer Organisation konkret aussehen? Am Beispiel der im schwäbischen Meßstetten-Tieringen Interstuhl Group lässt sich dies einmal aufzeigen. Das rund 1.000 Mitarbeitende beschäftigende Unternehmen baut und vertreibt innovative Bürostühle und -möbel und hat mehrere kleinere internationale Standorte.
Das Personalmanagement konnte mit der Zeit und wachsender Auftragslage die Suche nach Fachkräften und die Bearbeitung eingehender Bewerbungen nicht mehr manuell bewältigen. Die Sichtung und Bewertung von Unterlagen nahm viel Zeit in Anspruch, weshalb die Bewerber immer länger auf eine Rückmeldung warten mussten – was wiederum für immer mehr Frust auf beiden Seiten sorgte. Aus diesem Grund entschied sich Interstuhl für die Einführung eines Bewerbermanagement-Systems.
Die Anforderungen an ein passendes System standen schnell fest: Es musste in der Lage sein, mehrere Hundert Vorgänge im Jahr aufzubereiten und zu verwalten. Des Weiteren sollte es Eingangsbestätigungen erstellen und versenden sowie Papierbewerbungen scannen und digital erfassen können. Weitere relevante Punkte waren die Erstellung und der Versand von Absagen sowie Einladungen zu Vorstellungsgesprächen. Darüber hinaus sollte sich das System problemlos in die vorhandene IT-Umgebung integrieren lassen. Außerdem war eine Schnittstelle wichtig, die eine Anbindung einerseits an das unternehmenseigene Karriereportal sowie an externe Jobportale gewährleistete.
Nach entsprechenden Vorüberlegungen fiel die Wahl der Zuständigen bei Interstuhl auf das Bewerbermanagement-System MHMeRECRUITING von MHM HR. Die Anwendung erfüllte nicht nur die Anforderungen, sondern hatte einen noch größeren Funktionsumfang und punktete zudem mit attraktiven Konditionen.
Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche lassen sich Stellenausschreibungen deutlich leichter und schneller erstellen, ohne dass wichtige Punkte womöglich vergessen werden. Geht eine Bewerbung bei Interstuhl ein, reagiert das System automatisch und versendet eine Eingangsbestätigung. Der Personaler kann auf einen Blick sehen, welche Skills ein Bewerber mitbringt, ohne aufwendig Unterlagen sichten zu müssen. Auch Weiterleitungen an einzelne Fachbereiche sind automatisiert möglich.
Als besonders vorteilhaft erweist sich in der täglichen Arbeit einerseits die Funktion MHM MULTIPOSTING. Diese ermittelt anhand von Kennzahlen die besten Jobbörsen für eine Stellenausschreibung. Andererseits hat sich insbesondere der bei MHMeRECRUITING integrierte Talentpool als ausgesprochen nützlich erwiesen.
„Gerade während der Pandemie haben wir besonders vom Talentpool profitiert“, erklärt Stefanie Löhle, Personalreferentin bei Interstuhl. „Diese Option nutzen wir seit der Einführung oft und gerne.“ Bei MHMeRECRUITING werden den Bewerbern, für die es gerade keine freien Vakanzen gibt, spezifische Keywords zugeordnet. Sind Stellen zu besetzen, die spezielle Skills erfordern, kann man infrage kommende Personen schnell und einfach herausfiltern. Für die Personalreferentin ein klarer Pluspunkt, denn so „können wir interessante Bewerber gezielt neu ansprechen und ersparen uns langwierige und kostenintensive Ausschreibungsläufe.“
Fazit: MHMeRecruiting ist eine gute Entscheidung
Die Einführung eines Bewerbermanagement-Systems erfordert sorgfältige Planung und Durchführung. Allerdings lohnt es sich, hier akribisch vorzugehen, immerhin ist es eine große Unterstützung bei der Suche nach neuen Mitarbeitenden auf einem leer gefegten Arbeitsmarkt. Systeme wie etwa MHMeRECRUITING machen insgesamt Abläufe transparenter, effizienter und schneller – was ganz entscheidend ist im Kontakt mit Kandidaten. Insbesondere die deutlich kürzeren Reaktionszeiten dank automatischer Benachrichtigungen punkten bei Bewerbern.
Das ist gelebtes Employer Branding – und wer so nutzerfreundlich agiert, hat im Wettbewerb um die Top-Talente die Nase vorn. Wer eine klare Strategie verfolgt und das richtige Bewerbermanagement-System auswählt, hat deutlich bessere Chancen, Top-Fachkräfte zu rekrutieren.
