Deskless-Workforce: Digitale Personalakte für mehr Effizienz und Kosteneinsparungen
In Zeiten der Digitalisierung gewinnen effiziente, kostensparende und flexible Lösungen in der Personalverwaltung zunehmend an Bedeutung. Dies gilt besonders für Unternehmen, die eine sogenannte “Deskless-Workforce” beschäftigen – also Mitarbeiter:innen, die keinen festen Schreibtischarbeitsplatz haben. Dazu zählen Berufsgruppen wie der Einzelhandel, die Produktion, das Gesundheitswesen, die Logistik oder viele andere. Hier stehen Personalabteilungen vor besonderen Herausforderungen: eine dynamische und oft mobile Belegschaft muss effizient verwaltet werden.
Die digitale Personalakte ist ein zentrales Werkzeug, um diese Herausforderungen zu bewältigen. Sie ermöglicht nicht nur eine papierlose Verwaltung, sondern trägt auch dazu bei, administrative Aufgaben zu automatisieren, mobile Zugriffe zu gewährleisten und gleichzeitig die Datensicherheit zu maximieren.
Dieser Blogbeitrag wird die Vorteile der digitalen Personalakte genauer beleuchten und ihre Bedeutung für die Deskless-Workforce verdeutlichen.
Die digitale Personalakte: Ein Must-have für die Deskless-Workforce
Die Digitalisierung der Personalverwaltung bringt viele Vorteile mit sich, insbesondere für Unternehmen, die eine große Anzahl von Mitarbeiter:innen ohne festen Schreibtisch beschäftigen. Eine digitale Personalakte vereinfacht nicht nur die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, sondern stellt sicher, dass Informationen schnell und sicher von überall aus verfügbar sind. Dies ist gerade für Unternehmen mit einer hohen Fluktuation oder dezentralen Strukturen von unschätzbarem Wert.
Die Umstellung von Papierdokumenten auf eine digitale Aktenführung ermöglicht es HR- Abteilungen, ihre Prozesse zu straffen und sich wieder stärker auf strategische Aufgaben zu konzentrieren, anstatt in administrativen Aufgaben zu versinken. Doch wie genau steigert eine digitale Personalakte die Effizienz und senkt die Kosten?
Effizienzsteigerung durch zentrale und papierlose Verwaltung
Einer der größten Vorteile der digitalen Personalakte ist die zentrale Verwaltung aller Mitarbeiterinformationen. Während traditionelle Papierakten in physischen Ordnern und Schränken aufbewahrt werden, sind digitale Akten in einer Cloud gespeichert, was nicht nur Platz spart, sondern auch den Zugang zu den Daten erheblich erleichtert. Dokumente können schnell durchsucht, bearbeitet und aktualisiert werden, ohne dass Mitarbeiter:innen mühsam Berge von Papier durchwälzen.
Fehler, die durch manuelle Eingaben entstehen, können durch automatisierte Prozesse reduziert werden, was zusätzlich Zeit und Ressourcen spart. Studien zeigen, dass allein die Reduzierung der Zeit, die für die Verwaltung von Mitarbeiterakten aufgewendet wird, zu einer erheblichen Kosteneinsparung führen kann.
Für Unternehmen mit einer Deskless-Workforce, deren Mitarbeiter:innen oft unterwegs oder an verschiedenen Standorten tätig sind, ist dies ein großer Vorteil. Die HR-Abteilung kann Informationen schnell und einfach aktualisieren und den Mitarbeiter:innen in Echtzeit zur Verfügung stellen. Dadurch werden Prozesse beschleunigt und die Zusammenarbeit verbessert.
Mobiler Zugriff: Flexibilität für die Deskless-Workforce
Ein entscheidender Vorteil der digitalen Personalakte ist der mobile Zugriff auf Mitarbeiterinformationen. Besonders für Unternehmen, deren Belegschaft nicht an einem festen Schreibtisch arbeitet, ist dies ein enormer Vorteil. Frontline-Mitarbeiter:innen, wie etwa in der Produktion, im Baugewerbe oder im Gesundheitswesen, sind oft dezentral tätig und müssen dennoch jederzeit Zugang zu ihren Daten haben. Ob Krankmeldungen, Urlaubsanträge oder Gehaltsabrechnungen – alle relevanten Informationen sind über mobile Geräte zugänglich.
Das bedeutet, dass Mitarbeiter:innen nicht mehr auf die Verfügbarkeit der Personalabteilung angewiesen sind, um wichtige Dokumente einzusehen oder Anfragen zu stellen. Dies erhöht nicht nur die Effizienz, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innnen, die nun flexibler auf ihre eigenen Daten zugreifen können.
Auch für Führungskräfte ist der mobile Zugriff ein großer Vorteil. Sie können unterwegs schnell auf Mitarbeiterdaten zugreifen, um Entscheidungen zu treffen oder Mitarbeitergespräche vorzubereiten. Für Unternehmen, die ihre Mitarbeiter:innen über verschiedene Standorte oder Regionen verteilt haben, ist dies besonders wertvoll.
Datensicherheit und DSGVO-Konformität
Die Sicherheit sensibler Mitarbeiterdaten steht bei der Einführung digitaler Personalakten an oberster Stelle. In der EU spielt hierbei die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eine zentrale Rolle. Eine gut implementierte digitale Personalakte gewährleistet, dass alle Daten verschlüsselt und passwortgeschützt gespeichert werden. Regelmäßige Backups sorgen dafür, dass im Falle eines technischen Ausfalls keine Daten verloren gehen. Zugriffsrechte lassen sich individuell anpassen, sodass nur befugte Personen Zugang zu den relevanten Informationen erhalten.
Durch die Nutzung digitaler Personalakten lassen sich Sicherheitsstandards leichter umsetzen. Daten werden verschlüsselt und regelmäßig gesichert, um den Verlust oder die unbefugte Einsichtnahme zu verhindern. Passwortgeschützter Zugang sowie Zwei-Faktor-Authentifizierung sorgen zusätzlich für Sicherheit.
Eine gut implementierte digitale Personalakte gewährleistet, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Daten haben. Dies ist nicht nur eine rechtliche Anforderung, sondern stärkt auch das Vertrauen der Mitarbeiter:innen in die Personalverwaltung.
Automatisierung: Weniger Routineaufgaben, mehr Zeit für strategische Aufgaben
Ein weiterer Vorteil der digitalen Personalakte liegt in der Möglichkeit, administrative Prozesse zu automatisieren. Administrative Aufgaben, wie das Versenden von Erinnerungen oder das Verarbeiten von Gehaltsabrechnungen, können durch automatisierte Workflows erleichtert werden.
Funktionen wie automatische Erinnerungen an auslaufende Arbeitsverträge oder Fristen für Schulungen reduzieren den manuellen Aufwand erheblich und stellen sicher, dass keine wichtigen Termine oder Aufgaben übersehen werden. Die Möglichkeit, Gehaltsdaten im Massenimport hochzuladen, erleichtert zudem das monatliche Payroll-Management und spart Zeit, die für die Bearbeitung von jedem einzelnen Mitarbeiter:innen benötigt würde.
Dies trägt maßgeblich dazu bei, die Personalverwaltung zu optimieren und Kosten zu senken. Besonders Unternehmen mit einer hohen Anzahl an Mitarbeiter:innen profitieren von diesen Automatisierungsmöglichkeiten, da wiederkehrende Aufgaben deutlich weniger Ressourcen in Anspruch nehmen.
Die Praxis: Die Bedeutung der digitalen Personalakte in der DACH-Region
Eine Umfrage unter HR-Entscheidungsträgern in der DACH-Region verdeutlicht die wachsende Bedeutung der digitalen Personalakte. Dabei bewerteten 40 % der Blue-Collar- Entscheidungsträger:innen und 39 % der White-Collar-Entscheidungsträger:innen digitale Personalakten als sehr wichtig für ihre Unternehmen. Dies zeigt, dass die Notwendigkeit zur Digitalisierung in allen Sektoren erkannt wird – sowohl bei den Büroangestellten (White- Collar) als auch bei den operativen Mitarbeiter:innen (Blue-Collar).
Doch während die Wichtigkeit der digitalen Personalakte erkannt wird, gibt es in vielen Unternehmen noch eine “Leistungslücke” bei der Umsetzung. Besonders in den Blue-Collar- Sektoren sehen nur 28 % die Umsetzung als effektiv an, was eine Lücke von 12 % darstellt. Hier besteht noch erheblicher Nachholbedarf, um die volle Effizienzsteigerung durch digitale Personalakten zu realisieren.
Kenjo: Ihr Partner für die digitale Personalakte
Hier kommt Kenjo ins Spiel. Als führender Anbieter von digitalen Lösungen für die Personalverwaltung hat sich Kenjo darauf spezialisiert, Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre HR-Prozesse zu optimieren und gleichzeitig Zeit und Kosten zu sparen. So werden HR- Abteilungen entlastet und effizienter gestaltet.
Mit Kenjo können Unternehmen ihre Mitarbeiterdaten zentral verwalten, von überall auf sie zugreifen und gleichzeitig sicherstellen, dass alle Datenschutzrichtlinien eingehalten werden. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche und den zahlreichen Automatisierungsfunktionen wird der Arbeitsaufwand für die Personalverwaltung erheblich reduziert.
David Padilla, CEO und Gründer von Kenjo, betont: „Die entscheidende Rolle, die die Personalabteilung bei der Förderung des Unternehmenswachstums spielt, wird oft übersehen. Deshalb ist es wichtig, dass die HR-Abteilung über die Technologie und die Ressourcen verfügt, die sie benötigt, um effizienter zu arbeiten und die Unternehmenskultur und die Mitarbeiterentwicklung zu verbessern.”
Auch Kunden wie das Rehazentrum Worms profitieren von der Umstellung auf die digitale Personalakte. Sandra Beck, Administratorin des Rehazentrums, sagt: „Durch die digitale Personalakte finden wir Dokumente einfach und schnell und müssen keine dicken Ordner mehr durchblättern. Das hat uns im Alltag auf jeden Fall entlastet.“
Was kann das für Ihr Unternehmen bedeuten?
Die digitale Personalakte ist ein wesentlicher Schritt in Richtung einer modernen, effizienten Personalverwaltung – insbesondere für Unternehmen mit einer Deskless-Workforce. Sie spart Zeit, reduziert Kosten und verbessert die Zusammenarbeit. Kenjo bietet eine maßgeschneiderte Lösung, die nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch den Anforderungen der modernen Arbeitswelt gerecht wird. Wenn Sie Ihre HR-Prozesse optimieren und gleichzeitig Kosten senken möchten, ist die Einführung einer digitalen Personalakte der richtige Schritt.
