Die Zukunft der digitalen Personalakte mit CORE smartwork
Die Personalakte ist seit jeher ein zentrales Instrument im Personalmanagement. In digitaler Form ist sie auch weiterhin der Ort, an der sämtliche Mitarbeiterinformationen zusammenfließen. Doch jetzt kommt der nächste entscheidende Schritt.
Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag, Infos über Versetzungen, Zulagen, Urlaubsanträge und Krankmeldungen, Gehaltserhöhungen, Leistungsbeurteilungen, jeglicher Schriftverkehr mit einem Mitarbeitenden, Ermahnungen, Kündigungen und dergleichen mehr – das alles landet in der Personalakte. Sprich: Sie ist der Ort, an dem systematisch sämtliche Informationen und Dokumente gesammelt werden, die das Beschäftigungsverhältnis eines Mitarbeiters betreffen.
Wobei hier durchaus auch rechtliche und steuerliche Vorschriften zu beachten sind, denn für die in der Personalakte befindlichen Unterlagen gelten teilweise unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Des Weiteren gilt in Bezug auf diese „Sammelakte“ natürlich auch der Datenschutz, der unbedingt beachtet werden muss. Insbesondere die DSGVO spielt hier eine bedeutende Rolle.
Die Personalakte dient jedoch nicht nur der strukturierten Verwaltung von Mitarbeiterinformationen, sondern ist zugleich Arbeitsmittel von Personalverantwortlichen. Diese sind damit in der Lage, Anfragen zu bearbeiten und Entscheidungen zu treffen – sowohl in Bezug auf den einzelnen Mitarbeitenden als auch das ganze Unternehmen. Etwa im Hinblick auf Personalentwicklung und -planung sowie Bezug auf Personalentscheidungen aller Art.
Nicht zuletzt spielen Personalakten auch bei rechtlichen Auseinandersetzungen eine entscheidende Rolle.
Die digitale Personalakte
Jahrzehntelang war eine einfache Mappe „State of the Art“ in Sachen Personalakte. Darin wurden einfach sämtliche Unterlagen abgeheftet, und die Mappe dann in einem Archiv verwahrt, zu dem nur Personen aus dem Personalwesen Zugang hatten.
Inzwischen hat die gute, alte Mappe längst ausgedient und stattdessen kommt in den meisten Unternehmen eine digitale Personalakte zum Einsatz. Diese Art der Datenverwaltung hat zahlreiche Vorteile:
Zeit- und Kostenersparnis
Die in der digitalen Personalakte hinterlegten elektronischen Dokumente können leichter und schneller durchsucht werden. Außerdem kann nun jeder, der eine Unterlage aus einer Akte benötigt, darauf zugreifen und sich das Dokument herunterladen.
Nachhaltigkeit
Das Ausdrucken von Unterlagen entfällt mit der Nutzung einer digitalen Personalakte weitgehend, was ein echter Vorteil für die Umwelt ist.
Platzersparnis
Während früher große – physische – Räume für die Aktenschränke und die Archivierung der Personalakten erforderlich waren, entfällt dies inzwischen. Der Raum kann nun anderweitig genutzt werden.
Effizienzsteigerung
Digitale Daten ermöglichen automatisierte Workflows, sodass Verwaltungsaufwand reduziert wird und das HR deutlich effektiver arbeiten kann. Das Führen einer „händischen“ Wiedervorlage beispielsweise ist nicht mehr erforderlich, das System erinnert automatisch zum richtigen Zeitpunkt.
Optimierte Sicherheit
Auch in Sachen Sicherheit und Datenschutz hat die digitale Personalakte die Nase klar vorn. Entsprechende HR-Software bietet die Möglichkeit, unterschiedliche Benutzerrollen und Berechtigungen zu vergeben. Daten lassen sich problemlos und effektiv verschlüsseln. Dank regelmäßiger Backups sind Unternehmen ebenfalls gegen Datenverluste gefeit.
Digitale Personalakte und Remote-Tätigkeit
Hatte sich jemand früher die Papier-Akte gezogen, schaute der Nächste leider „in die Röhre“, wie es so schön heißt. Das gehört mit einer digitalen Personalakte der Vergangenheit an. Nun haben Berechtigte von jedem Ort aus und rund um die Uhr Zugriff auf die benötigten Daten.
Gerade in Zeiten, in denen die Option von Remote-Arbeit von immer größerer Relevanz ist und Flexibilität einen beständig höheren Stellenwert bekommt, gewinnt die digitale Personalakte weiter an Bedeutung. Denn so ist ein ortsunabhängiger Zugriff auf Daten von Mitarbeitenden problemlos zu realisieren. Dies ist auch für Unternehmen mit mehreren Standorten von hoher Relevanz.
Digitale Personalakte: Ab wie vielen Mitarbeitenden macht die Einführung Sinn?
Noch immer schrecken insbesondere kleinere Unternehmen davor zurück, zur digitalen Personalakte zu wechseln. Meist wird angenommen, dass sich die Umstellung bei einer kleineren Mitarbeiterzahl schlicht und ergreifend nicht lohnen könnte. Wie bereits ausgeführt, bietet eine derartige HR-Software-Lösung jedoch generell wesentliche Vorteile in Sachen Effizienz sowie Datensicherheit und bietet zugleich eine Kostenersparnis, die vielfach unterschätzt wird.
Unternehmen mit 1-20 Mitarbeitenden
Kleine Unternehmen profitieren bereits, trotz eines recht geringen Verwaltungsaufwands, von einer Vereinfachung und Optimierung der internen Prozesse. Darüber hinaus legt die digitale Personalakte den Grundstein für künftiges Wachstum.
Unternehmen mit 21-100 Mitarbeitenden
Aufgrund eines bei dieser Unternehmensgröße bereits erhöhten Verwaltungsaufwands machen sich hier die Vorteile einer Digitalisierung bereits stärker bemerkbar. Von besonderer Relevanz sind hier vor allem die Zeitersparnis sowie eine bessere Zugänglichkeit der Personaldaten.
Unternehmen über 100 Mitarbeitende
Bei einer derartigen Betriebsgröße kommt man eigentlich inzwischen nicht mehr um eine Digitalisierung der Personalverwaltung herum. Das Führen von Papierakten ist hier deutlich unwirtschaftlich und nicht effizient. Die Nutzung einer digitalen Personalakte setzt wertvolle und wichtige Ressourcen frei, die anderweitig im HR gewinnbringend genutzt werden können.
Implementierung der digitalen Personalakte
Ist in der Unternehmensleitung und im HR die Entscheidung für die digitale Personalakte gefallen, gilt es, die Implementierung sorgfältig vorzubereiten und zu planen. Dazu gehört beispielsweise auch die Zustimmung des Betriebsrates laut Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG).
Der Punkt, der sich zumeist als sehr zeitintensiv und aufwändig erweist, steht dann im nächsten Schritt an: die Auswahl einer zum Unternehmen und den jeweiligen Anforderungen passenden HR-Software. Inzwischen gibt es zahlreiche Lösungen für digitale Personalakten auf dem Markt, was es verständlicherweise schwieriger macht, die optimale zu finden.
Bedarfsanalyse
Der erste Schritt sollte daher in jedem Fall eine eingehende Bedarfsanalyse sein. Im Fokus sollten dabei spezifische Anforderungen und Ziele einer Organisation stehen. Nicht jede Software deckt dies gleichermaßen gut ab. Hier scheidet sich deshalb oftmals bereits die Spreu vom Weizen. Wer dies als Chance und nicht als lästiges Übel begreift, der hat die Möglichkeit, eine wirklich passende Software zu entdecken.
Auswahl der HR-Software
Wurde eine erste grobe Vorauswahl getroffen, kommt es nun auf die Details an. Schauen Sie genau hin, welche Software alle Funktionen bietet, die Sie in Ihrem Unternehmen benötigen, etwa ein unkompliziertes, effizientes Dokumentenmanagement, eine feinjustierte Zugriffssteuerung, optimale Sicherheit und Compliance.
Achten Sie schon jetzt darauf, ob sich die Datenmigration einfach bewerkstelligen lässt und inwiefern die Belegschaft mit dem neuen System geschult werden muss. Auch dies sind relevante Punkte.
Digitale Personalakte und Kommunikation
Wer sich genauer in die Materie vertieft, der wird schnell feststellen, dass die meisten der gängigen HR-Anwendungen mit integrierten digitalen Personalakten eine wichtige Sache jedoch bislang nicht leisten: Sie sind oftmals nur von HR-Seite aus einsehbar.
Laut § 83 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) hat jedoch jeder Mitarbeitende jederzeit das Recht, ohne Angabe von Gründen seine Personalakte einzusehen. Darüber hinaus kann auch der Betriebsrat eine Einsichtnahme beantragen.
Und genau hier kann die digitale Personalakte einen entscheidenden Vorteil haben. Anstatt dass das Personalmanagement dem Mitarbeitenden den Einblick in seine Unterlagen ermöglichen und hierfür einen Termin koordinieren muss, kann dies hier gewissermaßen alles im Hintergrund geschehen. Ohne HR-Ressourcen zu binden.
Möglich machen die eigene Mitarbeiter-Seiten, über die die jeweils eine Zugriffsmöglichkeit auf relevante Informationen und Unterlagen besteht. Durch ein entsprechendes Rechtemanagement kann das HR individuelle Zugriffsrechte vergeben und managen.
Der sogenannte Employee Self Service dient aber nicht nur der Arbeitserleichterung für das HR, sondern kann auch eine wichtige Rolle in Sachen Mitarbeiterzufriedenheit und Branding spielen. Der Anbieter für HR-Software CORE smartwork GmbH macht vor, wie man die digitale Personalakte gleichzeitig auch für die interne Kommunikation nutzt.
Unternehmens-Prozesse effektiver machen – per App
„Die Arbeitswelt von morgen ist dezentralisiert und findet häufig remote statt. Arbeitszeitmodelle werden flexibler. Unternehmen nutzen CORE, um mit dieser Entwicklung Schritt zu halten“, erläutert Patrick Strauß, der Geschäftsführer der CORE smartwork GmbH, den Grundgedanken hinter der von CORE entwickelten Mitarbeiter-App.
Denn hier ist die HR-Software nicht nur Arbeitsmittel des Personalmanagements, sondern vernetzt letztlich das komplette Unternehmen. Der entscheidende Vorteil: Durch das Mitwirken der Mitarbeitenden werden die internen Prozesse insgesamt optimiert.
Mehrere Hunderttausend Euro Einsparungen durch CORE smartwork
„Ein Kunde aus der Logistikbranche integriert Innovation erfolgreich in den Arbeitsalltag mit unserer Mitarbeiter-App und dem Modul für Ideenmanagement. Bereits etwa ein Jahr nach der Einführung von CORE idea konnte das Unternehmen mehrere Hunderttausend Euro einsparen. Dies basierte auf über 800 gesammelten und verwalteten Ideen aus dem Mitarbeiterkreis“, führt Patrick Strauß weiter aus.
Denn die HR-Lösung umfasst mehrere Module, die insgesamt helfen, die Kommunikation in einer Organisation offener und transparenter zu gestalten. Ein wichtiger Faktor, auf den immer mehr Mitarbeitende großen Wert legen. Transparenz ist ein wesentlicher Punkt im Hinblick auf Motivation und Mitarbeiterzufriedenheit. Nur so kann man sich vor der Gefahr einer Abwanderung von Know-how schützen und gleichzeitig neue Talente für sich begeistern.
Und genau dieser Gedanke steckt auch hinter CORE smartwork: „Offene und transparente Kommunikation ist der Schlüssel zum Aufbau einer starken Arbeitgebermarke“, betont Strauß. „Sie fördert Vertrauen und Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens und lässt Mitarbeiter sich wertgeschätzt fühlen. Das führt zu einem nachhaltigeren und erfolgreicheren Unternehmen.“
CORE smartwork: Kommunikation auf höchstem Niveau
Die App ermöglicht nicht nur eine reibungslose Administration von HR-Aufgaben, sondern bietet durch die zahlreichen Module auch ein gezieltes Employee Relationship Management. Und dadurch lassen sich wertvolle Synergieeffekte erzielen.
Über das Modul „Communication“ können Nachrichten sowohl an die komplette Belegschaft als auch an individuelle Personengruppen verschickt werden. Newsrooms sind eine weitere Option. Darüber hinaus lassen sich hierüber ebenfalls Umfragen, Feedbacks und sogar Komplimente realisieren.
Sämtliche Infos rund ums Unternehmen, über Abläufe und Prozesse, Equipment und sogar Mitarbeiterdaten können über den Bereich „Organisation“ jederzeit unkompliziert abgerufen werden. Weitere Module drehen sich um die Themen Weiterbildung, Gesundheit und Wohlbefinden, Ideenmanagement und noch einiges mehr.
„CORE hat unsere interne Kommunikation auf ein neues Level gehoben. Das System ist inzwischen nicht mehr aus unserem Arbeitsalltag wegzudenken.“
Peter Peschl, Haidlmair GmbH
„CORE hilft uns nicht nur, unsere zeitlichen und materiellen Ressourcen zu schonen, sondern bringt uns auch als Team näher zusammen.“
Albin Sorger, Albin Sorger “zum Weinrebenbäcker” GmbH
Die Basis für dieses neue Herangehen an ein optimiertes Employee Relationship Management ist das von Martin A. Schoiswohl entwickelte CORE-Prinzip, das er in seinem Buch „Vernetze Mitarbeiter, Stifte Sinn“ definiert hat. Letztlich ist seiner Ansicht nach das Zusammenspiel von interner und externer Kommunikation, von Wohlfühlmanagement und Personalentwicklung sowie von gut abgestimmten Prozessen die beste Möglichkeit, um den „War of Talents“ zu gewinnen und sich bestmöglich am Arbeitsmarkt zu positionieren. Wer CORE smartwork nutzt, schlägt also gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe.
